Der Ausbruch von Corona / Covid 19 hat in unserer Arbeitswlt grundlegend verändert. Plötzlich ist möglich, was lange Zeit teilweise ungeliebt, nicht akzeptiert oder gar unmöglich schien.
Zum Zeitpunkt des Ausbruchs der Pandemie war ich Interim Leiter Einkauf / Unternehmensberater Einkauf bei OWA. Für uns war dies erwies sich dies als Herausforderung und Chance zugleich.
Innerhalb 2 Wochen wurde umgesetzt:
• Ausrüstung der kaufmännischen Mitarbeiter mit Notebooks
• Zugang der Mitarbeiter Homeoffice zum Intranet durch VPN
• Digitalisierung der Telefonanlage mittels Softphone Software
• Einführung regelmäßiger digitaler Jourfixes mittels Teams
Für diese Erfahrung bin ich äußerst dankbar. Zeigt es doch, wozu IT und Mitarbeiter und damit ganze Organisationen in der Lage sind, wenn es keinerlei Alternativen gibt als eine einzige: Umzusetzen.
Home Office als Chance zur Digitalisierung im Einkauf
Die Anzahl meiner Präsenztage während meines Interim / Beratungsprojekt bei OWA hat sich seitdem drastisch reduziert. Anfangs war ich in regelmäßigen Abständen noch vor Ort (alle 2-3 Wochen), später garnicht mehr.
Dies führte für meinen damaligen Auftraggeber zu ca. 10% geringeren Projektkosten (keine Spesenabrechnungen) und mei mir zu deutlich höherer Lebensqualität (keine Anreise am Montagmorgen)
Im Laufe der seit Ausbruch von Covid 19 folgenden Monate wurden sämtliche Prozesse im Einkauf digitalisiert, Dokumente (z.B. Verträge) gescannt und im neuen ERP hinterlegt, Desk-Sharing eingeführt und Lieferanten motiviert statt Präsenzbesuchen Online-Meetings abzuhalten und Verhandlungen digital durchzuführen.
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Homeoffice – Seit 2020 habe ich mein Homeoffice gänzlich auf digitales Arbeiten für Interim und Beratungsprojekte ausgelegt. Dies ermöglicht eine Bearbeitung Ihrer Projekt auf Wunsch komplett remote. Durch meine Trainertätigkeiten verfüge ich im Homeoffice sowohl über eine Whiteboard als auch Flipchart zur Visualisierung von Arbeitsergebnissen. Dies unterstützt sowohl die interne Zusammenarbeit als auch die Verhandlungen mit Lieferanten. |
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Windows – Ich nutze zum Arbeiten wahlweise ein aktuelles Windows Notebook mit Office Software. Es versteht sich für mich von selbst, dass sämtliche eingesetzte Software ordnungsgemäß lizensiert ist und ich aktuelle Viren- und Trojanerschutzsoftware einsetze. Gerne weise ich die Lizenzen im Rahmen des Projektstarts nach. Datensicherheit ist – selbst im Falle eines Notebookverlusts – durch eine Verschlüsselung der Festplatte sichergestellt. |
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Apple – Für bestimmte Aufgaben (Grafik- und Videobearbeitung) nutze ich ein MacBook Pro mit Adobe Photoshop und Final Cut Pro. Für das Macbook und die hier eingesetzte Software gild dasselbe wie bereits für das Windows Notebook beschrieben: Ich setze ausschließlich ordnungsgemäß lizensierte Software und aktuellste Virenschutzsoftware ein und selbstverständlich ist auch hier die Festplatte für den Fall eines Verlusts oder Diebstahl verschlüsselt. |
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Virtualisierung – Durch die Nutzung von Virtualisierungssoftware (Virtual Box) besteht die Möglichkeit auf die Beistellung eines dedizierten Projektnotebooks zu verzichten. Ihre IT stellt ein Rechner-Image zum Download bereit und ich binde dieses in meine Virtualsierungssoftware ein. Dies reduziert unsere Projektkosten und ermöglicht einen schnellen Start. |
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VPN – Zugang zu Ihrem Firmennetzwerk kann mittels VPN umgesetzt werden. Zur Vermeidung potenzieller Risiken (Viren, Trojaner, generelle Bedenken Ihrer IT) sollte der VPN ausschließlich im Rahmen der Bereitstellung eines Projektnotebooks oder innerhalb einer Virtuellen Maschine umgesetzt werden. Für den Datenaustausch kleinerer Projekte können Tools wie Google Drive, Dropbox, oder WeShare genutzt werden. |
Office
Im Rahmen meiner Interim- und Beratungsprojekte bzw. meiner Trainings erarbeitete ich mir über die Standardfunktionen von Office hinaus weitreichende Kenntnisse für umfangreiche Datenanalysen, Anbindung externer Datenbanken und automatisierte Abfragen externer Datenquellen an.
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Office 365 – Ich nutze seit Jahren bereits das Office 365 Paket als Abo. Dies stellt im Rahmen eines gemeinsamen Projekts die Kompatibilität bzw. Abwärtskompatibilität zu der von Ihnen eingesetzen Version sicher. Die Nutzung von Office 365 ermöglicht zudem die Nutzung teamorientierter Funktionen wie Speichern in der Cloud oder gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten ohne umständliches Versenden per E-Mail. |
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ThinkCell – Für Datenvisualisierungen, insbesondere für Verhandlungen, nutze ich das „Beratertool“ ThinkCell. Von mir erstellte Visualisierungen mittels ThinkCell sind durch Ihre Mitarbeiter ebenfalls bearbeitbar, sollten Sie ThinkCell ebenfalls lizensiert haben. Anderenfalls sind dies zumindest anzeigbar. Den Einsatz von ThinkCell im Bereich Einkauf empfehle ich grundsätzlich, da zu erstellende Visualisierungen wesentlich schneller umgesetzt werden können. |
Datenaustausch
Zum Datenaustausch mit Ihnen nutze ich entweder eine VPN Anbindung, die nachfolgenden Tools oder die durch Ihre IT freigegebene Software.
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Sharepoint – Sharepoint ist innerhalb meines Office 365 Paketes lizensiert. Datenbeschränkungen (Größe) existieren meinerseits nicht. Vorteil dieser Lösung ist zum einen das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ohne permanenten E-Mailversand als auch die Revisionssicherung zur Wiederherstellung vorheriger Datenstände. |
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OneDrive – Ebenfalls im Rahmen meiner Windows bzw. Office 365 Lizenz lizensiert ist ein in Bezug auf Datenmengen uneingeschränkter OneDrive Account. Die Nachverfolgung von Dateirevisionen bzw. das gleichzeitige Bearbeiten von Dateien im Team ist m.E.n. jedoch deutlich unvorteilhafter im Vergleich zur Nutzung einer Sharepoint Lösung. |
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Dropbox – Dropbox nutze ich nur auf Ihre explizite Anforderung und sei nur der Vollständigkeit halber erwähnt, da Dropbox in meiner persönlichen Wahrnehmung eher für Privatanwender geeignet ist. Im Falle einer Nutzung sollten die von uns ausgetauschten Daten vorher in ein verschlüsseltes Archiv gepackt werden und nach Datenübertragung unverzüglich gelöscht werden. |
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WeTransfer – WeTransfer ist mein bevorzugter Service für den Datenaustausch sehr großer Datenmengen. Bis 2Gbyte Datenvolumen können ohne Registratur versendet werden. Ich empfehle die Nutzung mittels verschlüsselter gezippter Dateien um eine etwaige Einsicht „Dritter“ vollständig auszuschließen. Das Passwort für die verschlüsselte Datei sollte telefonisch oder per SMS (nicht WhatsApp) übertragen werden. |
Web-Conferencen
Im Laufe der Monate habe ich mit den unterschiedlichsten Online Meeting Tools gearbeitet und zwischenzeitlich keinerlei Präferenz mehr hinsichtlich irgendeiner Software. Persönlich arbeite ich vorzugsweise mit Microsoft Teams. Teams bietet m.E.n. die beste Usability, ist im Rahmen einer Office 365 Lösung bereits integriert und ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch innerhalb des Teams.
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